如何使用『Gmail』收公司或學校『Outlook』 郵件?

『Gmail』幾乎是我做常用的郵件收發軟體,但可惜的是公司的信箱系統不是『Google Workspace 』(舊稱『G Suite』),而是『Microsoft 365』(舊稱『Office 365』)。

❓有沒有辦法用『Gmail』收公司『Microsoft 365』的『Outlook』郵件啊?

當然有!!

前提:你需要有一個『Gmail』信箱以及一個『Microsoft 365』的『Outlook』信箱。

如何使用『Gmail』收公司或學校『Outlook』 郵件?

以下是我設定『Gmail』收發『Outlook』郵件的步驟紀錄,也分享給各位:

(此例,我是新開一個『Gmail』信箱來收公司信)

⏩ 請於『Gmail』的『設定』頁面,點選『帳戶和匯入』頁籤下『選擇寄件地址』項目內的『新增另一個電子郵件地址』

如何使用『Gmail』收公司或學校『Outlook』 郵件?

⏩ 於彈出的新視窗內:
  • 輸入『Outlook』信箱的『名稱』、『電子郵件地址』
  • 點選『下一步』
如何使用『Gmail』收公司或學校『Outlook』 郵件?

⏩ 輸入以下『Outlook』相關資料後,點選『新增帳戶』
  • SMTP伺服器位置:Smtp.office365.com
  • 連接埠:587
  • 使佣者名稱
  • 密碼
  • 選用『採用TLS的加密連線』
如何使用『Gmail』收公司或學校『Outlook』 郵件?

⏩ 接著,你的『Outlook』信箱會收到一封『Gmail』發的信,請你確認是否同意讓你的『Gmail』信箱來『寄送』你的『Outlook』信件。

如何使用『Gmail』收公司或學校『Outlook』 郵件?

⏩ 你可以以下列兩種方式來確認:
  • 點選前一步驟信中的連結。
  • 於底下視窗中輸入郵件上發給你的驗證碼後,點選『驗證』。
如何使用『Gmail』收公司或學校『Outlook』 郵件?

⏩ 驗證完成後,你的『Outlook』信箱會被新增到 『帳戶和匯入』頁籤下的『選擇寄件地址』中,你可以在這個信箱的右邊,找到並點選『設為預設值』,就可把這個信箱設為『預設』寄送信件的信箱。

如何使用『Gmail』收公司或學校『Outlook』 郵件?

⏩ 然後可以同時點選『回覆郵件時』:『永遠從預設的地址回覆』的選項。

如何使用『Gmail』收公司或學校『Outlook』 郵件?

⏩ 到此,以『Gmail』寄送『Outlook』郵件的設定已經完成。

如何以Gmail收Outlook郵件(POP收信 )

⏩ 請於『Gmail』的『設定』,點選『帳戶和匯入』頁籤下的『查看其他帳戶的郵件』項目下的『新增郵件帳戶』 ,目的是指派『Gmail』信箱來收『Outlook』信箱的信
目的:是設定『Gmail』自『Outlook』收信後,『Outlook』上面信件的存留方式(保留或刪除)

如何使用『Gmail』收公司或學校『Outlook』 郵件?

⏩ 輸入『Outlook』信箱的電子郵件地址

如何使用『Gmail』收公司或學校『Outlook』 郵件?

⏩ 選取『從我的其他帳戶匯入電子郵件(POP3)』

如何使用『Gmail』收公司或學校『Outlook』 郵件?

⏩ 輸入『Outlook』電子郵件地址的:
  • 使佣者名稱
  • 密碼
  • POP伺服器:outlook.office365.com
  • 連接埠:995。
  • 並勾選:
    • 在伺服器上保留已擷取郵件的副本。(我希望郵件還是放在『Outlook』上,所以,勾選此項,如果你不需要郵件保留,那可以取消勾選)
    • 擷取郵件時,一律使用安全連線(SSL)
  • 然後,點選『新增帳戶』。
如何使用『Gmail』收公司或學校『Outlook』 郵件?

⏩ 到此,你的『Gmial』信箱已經可以收取『Outlook』信箱的信了。

如何使用『Gmail』收公司或學校『Outlook』 郵件?

若你不想收取『Outlook』之前的信,記得先把『Outlook』的信封存,這樣之前的信就不會被收到Gmail信箱中。

如何匯出Outlook的聯絡人- 以Outlook Web版為例

⏩ 於『Outlook』的『連絡人』項目下,點選右上角『管理』選單內的『匯出連絡人』

如何使用『Gmail』收公司或學校『Outlook』 郵件?

⏩ 於彈出的新視窗,點選『匯出』。

如何使用『Gmail』收公司或學校『Outlook』 郵件?

⏩ 『Outlook』就會匯出一個檔名為『連絡人.csv』的檔案。

如何使用『Gmail』收公司或學校『Outlook』 郵件?

(若你需要對『連絡人』資料進行編輯,可以使用Excel將這個csv檔打開,編輯完成後儲存即可。)

如何將Outlook的聯絡人匯入Gmail

⏩ 於『Gmail』內,點選個人帳戶圖示左邊『⋮⋮⋮』內的『聯絡人』:

如何使用『Gmail』收公司或學校『Outlook』 郵件?

⏩ 點選『建立聯絡人』

如何使用『Gmail』收公司或學校『Outlook』 郵件?

⏩ 於下拉清單中,點選『建立多位連絡人』

如何使用『Gmail』收公司或學校『Outlook』 郵件?

⏩ 點選『匯入聯絡人』

如何使用『Gmail』收公司或學校『Outlook』 郵件?

⏩ 接著:
  • ①選取要匯入的檔案(『連絡人.csv』)
  • ②可選擇要匯入的『標籤』(若有)
  • ③點選『匯入』
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⏩ 聯絡人很快就會匯入完成了。

如何使用『Gmail』收公司或學校『Outlook』 郵件?

⏩ 別忘了為Gmail建立簽名檔:善用【Gmail簽名檔】,擴展豐富人脈、增加溝通效率

如何啟用Gmail進階項目

⏩ 建議將設定『進階』底下的『範本』、『自訂鍵盤快速鍵』、『未讀郵件圖示』啟用,並點選『儲存變更』。

範本是好用的功能,但目前Gmail的範本還是很陽春,有強烈需求,可參考Gmail的進階範本:
【Gorgias Templates】:補強Gmail範本功能的小工具 (Chrome / Edge 擴充功能)

如何使用『Gmail』收公司或學校『Outlook』 郵件?

⏩ 將『一般設定』頁籤下的『鍵盤快速鍵』開啟。
(若你有興趣,可以看這裡:善用【Gmail快捷鍵】,節省時間,精神百倍

如何建立/匯出/匯入篩選器

建議你為『Gmial』信箱的郵件設置篩選器,非常好用又有效率。

如何建立/匯出/匯入篩選器,可參考這裡:
Gmail小技巧:為郵件設定『篩選器』-讓郵件自動封存、標示已讀、標示星號、刪除、轉寄、建立標籤...

💬心得:

  • 這樣Gmail收發Outlook郵件就完成了。
  • 因為目前Gmail的郵件功能以及支援較Outlook好用,這也是我一直使用Gmail的原因。但近期Microsoft在Office服務的整合上有很大的突破,值得關注。
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