Gmail小技巧:為郵件設定『篩選器』-讓郵件自動封存、標示已讀、標示星號、刪除、轉寄、建立標籤...

Gmail有非常多好用的功能,不囉嗦,這次要做筆記的是Gmail的郵件篩選功能
 
這項功能可以讓我們為郵件自動封存、標示已讀、標示星號、刪除、轉寄、建立標籤...,非常自動化、省力的工具。

如何使用?




如何建立篩選器

下列兩種方式得以建立Gmail的郵件篩選器:

由郵件建立篩選器

你可以為一封或多封同一性質或來源的郵件設定篩選器,比方說山姆大豬、財務部、法務部、業務部...,建立的方法很簡單:

⏩首先開啟你要建立篩選器的郵件:


⏩ 點選郵件上方『⋮』圖示下拉清單中的『篩選這類的郵件』


⏩ 若只需要由『寄件者』來篩選郵件,那其他欄位資料就不用填寫,接著點選『建立篩選器』


⏩ 以下有多選項可以選擇,我覺得比較重要的都用黃色塊標示。
  • 略過收件匣(將其封存):不重要但又需要歸檔的信,我通常會這樣做。
  • 刪除它:不想看到但又不能不收的信 ( 有這種信嗎? )
    勾選『刪除它』,日後這個電子信箱寄來的郵件都會自動進入垃圾桶。
  • 分類為:主要、社交網路、最新快訊、論壇、促銷內容
    你可以在『設定』、『標籤』頁籤下選擇要顯示或隱藏這些分類。

⏩ 如果你想要為這個篩選器的郵件『歸類』(有點像『資料夾』),可點選紅框『套用標籤』


⏩ 接著,點選『選擇標籤』或此例的『新增標籤』


⏩ 輸入新標籤的名稱,點選『建立』


⏩ 接著,勾選『將篩選器同時套用到25個相符的會話群組』,點選『建立篩選器』


⏩ 篩選器建立完成,日後寄件者為『Uncle.Sam.Pig@gmail.com』的郵件都會自動套用到『山姆大豬』標籤。

為郵件設定標籤是很好的管理方式,建議各位可以利用。


由『設定』建立篩選

⏩點選『Gmail』右上角齒輪圖示選單內之『查看所有設定』


⏩於『設定』頁面之『篩選器和封鎖的地址』


⏩找到並選取『建立篩選器』


⏩手動輸入你要建立篩選器的各項資料(此例以輸入『寄件者』為例),接著點選『建立篩選器』



⏩ 以下有多選項可以選擇,我覺得比較重要的都用黃色塊標示。
  • 略過收件匣(將其封存):不重要但又需要歸檔的信,我通常會這樣做。
  • 刪除它:不想看到但又不能不收的信 ( 有這種信嗎? )
    勾選『刪除它』,日後這個電子信箱寄來的郵件都會自動進入垃圾桶。
  • 分類為:主要、社交網路、最新快訊、論壇、促銷內容
    你可以在『設定』、『標籤』頁籤下選擇要顯示或隱藏這些分類。

⏩ 如果你想要為這個篩選器的郵件『歸類』(有點像『資料夾』),可點選紅框『套用標籤』


⏩ 接著,點選『選擇標籤』或此例的『新增標籤』


⏩ 輸入新標籤的名稱,點選『建立』


⏩ 接著,勾選『將篩選器同時套用到25個相符的會話群組』,點選『建立篩選器』


⏩ 篩選器建立完成,日後寄件者為『Uncle.Sam.Pig@gmail.com』的郵件都會自動套用到『山姆大豬』標籤。



如何編輯 / 刪除篩選器

⏩點選『Gmail』右上角齒輪圖示選單內之『查看所有設定』


⏩ 於『設定』頁面的『標籤』頁籤下,選擇要『移除』或『編輯』的『篩選器』。


『移除』篩選器

⏩ 點選『移除』,於彈出的視窗中點選『刪除』,即可『刪除』該篩選器。


『編輯』篩選器

⏩ 點選『編輯』,於彈出的視窗中,變更『標籤名稱』、『建立巢狀標籤』後,點選『儲存』
即可。

如何匯出篩選器

如果你在別的『Gmail』信箱裡,有設定一些篩選器,而這些篩選器也適用這個『Gmail』信箱的話,那你可以將別的『Gmail』信箱內的篩選器匯出後,再匯入此『Gmail』信箱使用。

如何匯出?

⏩ 於『Gmail』的『設定』,點選『篩選器以及封鎖地址』頁籤最底下,點選『全選』以及『匯出』,即可將『篩選器』匯出成一個xml檔,如果你匯出時沒有更改過,檔名應該是『mailFilters.xml』。

你也可以選擇匯出部分篩選器,只要勾選要匯出的篩選器,再點選『匯出』即可。

如何匯入篩選器

同上,如果你在別的Gmail信箱裡,有設定一些篩選器,而這些篩選器也適用這個Gmail信箱,
那你可以將別的GMAIL信箱內的篩選器匯出後,再匯入此Gmail信箱。

如何匯入:

⏩ 於Gmail的『設定』,點選『篩選器以及封鎖地址』頁籤最底下的『匯入篩選器』


⏩ 選擇要匯入的檔案(如果你匯出時沒有更改過,檔名應該是『mailFilters.xml』),點選『開啟檔案』。


⏩ 接下來,①勾選『將新篩選器套用到既有的電子郵件』,②點選『建立篩選器』即可。


⏩ 建立篩選器的時間端看你有多少『篩選器』,通常都很快就完成了。


💬心得:

  • 為郵件設定『篩選器』確實可以讓我們有效管理郵件,並增加處理速度。
  • 可以為公司、私人的Gmail信箱分別建立或共用篩選器。
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