Word小技巧:如何不顯示/不列印追蹤修訂、註解、設定格式的內容

『Microsoft Word』大概是最多人使用的文書工具,而其中『追蹤修訂』及『註解』也大概是大家最常用的功能之二。

這記錄分享我透過調整『校閱』選單下的項目,把文件的追蹤修訂、格式或註解做適時的隱藏,可讓螢幕顯示或列印更清爽點避免眼花撩亂。

提供參考…

Word小技巧:如何不顯示/不列印追蹤修訂、註解、設定格式的內容

文件『校閱』的預設方式

『Microsoft Word』的『校閱』選單下對文件標記顯示或列印的預設值是『所有標記』:

Word小技巧:如何不顯示/不列印追蹤修訂、註解、設定格式的內容

所以,若有一份Word文件你使用了『追蹤修訂』及『註解』之後,預設的狀況是把追蹤修訂、註解、格式調整...的內容顯示或列印:

⏩螢幕會這樣顯示:

Word小技巧:如何不顯示/不列印追蹤修訂、註解、設定格式的內容

⏩然後,列印出來的結果會是這樣,會把那些修訂紀錄和註解都印出來,以致於字小到可能要拿放大鏡來看:

Word小技巧:如何不顯示/不列印追蹤修訂、註解、設定格式的內容

快速生成乾淨文件

將文件『校閱』方式改成『無標記』

如下,若將「所有標記」改為「無標記」,這樣,文件就會變得乾淨清爽。

螢幕顯示以及列印結果會變成這樣,乾淨利落。

Word小技巧:如何不顯示/不列印追蹤修訂、註解、設定格式的內容

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接受所有變更、刪除註解

另外,還可運用以下兩個步驟,不顯示/不列印『追蹤修訂』、『格式調整』、『註解』

步驟一、『接受所有變更』:

依序點選:
①『校閱』
②『接受』
『接受所有變更』

Word小技巧:如何不顯示/不列印追蹤修訂、註解、設定格式的內容

這樣『追蹤修訂』、『格式調整』就不顯示/不列印了,

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Word小技巧:如何不顯示/不列印追蹤修訂、註解、設定格式的內容

步驟二、刪除『註解』

依序點選:
①『校閱』
②『註解
『註解文件中的所有註解』

Word小技巧:如何不顯示/不列印追蹤修訂、註解、設定格式的內容

這樣,『註解』就不顯示/不列印

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調整『顯示標記』的內容

只顯示追蹤修訂,不顯示註解、格式

但有時,你可能只想不顯示或不列印『註解』、『設定格式』,但想要顯示『插入或刪除』。

這時,你可以透過調整『校閱』選單下『顯示標記』的內容:

取消勾選『註解』、『設定格式』,這樣『註解』、『設定格式』就不會出現被顯示或列印。

螢幕顯示以及列印結果會變成這樣:

Word小技巧:如何不顯示/不列印追蹤修訂、註解、設定格式的內容

Word小技巧:如何不顯示/不列印追蹤修訂、註解、設定格式的內容

不顯示某『特定人員』的追蹤修訂或註解

如果你想先忽略某特定人員』的追蹤修訂,你可以取消勾選某『特定人員』的追蹤修訂或註解。

依序點選:
①『校閱』
②『顯示標記』
『特定人員』
④ 取消勾選某『特定人員』

Word小技巧:如何不顯示/不列印追蹤修訂、註解、設定格式的內容

取消勾選某『特定人員』後,螢幕顯示以及列印結果會變成這樣:

Word小技巧:如何不顯示/不列印追蹤修訂、註解、設定格式的內容

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不對文件做變動,只列印時乾淨文件閱讀

若不想對文件做變動,只是想要列印時有一個乾淨的文件方便閱讀。可以在列印時,依序點選:

 設定項下的下拉選單

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②找到並取消『列印標記

Word小技巧:如何不顯示/不列印追蹤修訂、註解、設定格式的內容

這樣就可以列印出乾淨的文件方便閱讀,沒有對文件做變動。

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💬心得:

  • 若能熟練上列方法的運用,可以讓你的工作或作業更佳的順遂。
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