Excel檔變大 ? 如何為Excel檔瘦身縮小以及快速刪除Excel工作表空白欄列的幾個建議方式

不知道你是否有遇到過這種狀況，明明Excel檔案中沒有幾筆資料，但檔案的容量卻很大。

最近處理公事，就「巧(偶)遇」一個打腫臉充胖子的胖Excel檔案，檔案內只有幾筆資料，但檔案大小卻胖到有18 MB。

通常會發生這種Excel檔案突然變胖的狀況，幾乎都是那些看起來是「空白」的儲存格內，有公式、物件或空格造成。

以下就來分享：

如何為這類變胖的Excel檔案瘦身縮小的心得，以及；

如何快速刪除「空白欄列」或找出「空白儲存格」的幾個方式。

目錄快亦通：

• 為變胖(大)的Excel檔案瘦身的心得
• 刪除連續的空白欄列
• 刪除不連續的空白列以及儲存格
• 快速刪除「空白欄列」或找出「空白儲存格」的幾個方式
• 使用【Ctrl+G】刪除不連續的空白欄列或儲存格
• 使用【Ctrl + F】刪除不連續的空白欄列或儲存格

這個檔案胖到有18 MB。

檔案內有兩種空白型式：

• 連續的空白欄列。
• 不連續的空白列或儲存格。

我們可以先透過以下方法，先把連續的空白欄列刪除後，再用其他方法刪除不連續的空白欄列以及儲存格。

為什麼要這樣做？後頭再跟各位說明。

為變胖(大)的Excel檔案瘦身的心得

刪除連續的空白欄列

首先，把胖 Excel 檔案打開。

一、先把連續的空白欄刪掉：

Step 1

將滑鼠游標停在連續空白欄的第一個儲存格上。

Step 2

點擊「Ctrl + Shift + ↓」，向下選取第一個空白欄的所有儲存格

Step 3

接著，點擊「Ctrl + Shift + → (右箭頭)」 向右選取工作表內的所有空白欄

這樣，就可以把所有連續空白欄選起來。

Step 4

點擊滑鼠右鍵於選單中選取「刪除」，就可以刪除這些連續空白欄的儲存格。

二、再把連續的空白列刪掉：

Step 1

再將滑鼠游標停在連續空白列的第一個儲存格上。

Step 2

點擊「Ctrl + Shift + ↓(下箭頭)」向下選取此儲存格下方的所有空白儲存格

Step 3

接著，點擊「Ctrl + Shift + →(右箭頭)」，向右選取該空白列的所有儲存格

這樣，就可以把所有空白列選起來。

Step 4

點擊滑鼠右鍵於選單中選取「刪除」，就可以刪除這些空白列的儲存格。

存檔後再回到檔案總管，瞧，該Excel檔案就變小了。

刪除不連續的空白或儲存格

因為，這個檔案有幾筆有資料的列儲存格是空白的，我們要保留這些並非完全空白的資料欄或列 (例如第13、16、21列)，所以，較適合用底下這個方式。

Step 1

首先全選要處理的範圍：

Step 2

接著依序點擊：

功能表上的①「資料」，②選擇「排序」中的「升序或降序」(此例選擇「升序」)

這樣空白列就會被排序在表格底下

Step 3

你再選取這些空白列或儲存格：

1️⃣ 於空白列或儲存格的任一位置上點擊滑鼠右鍵，於選單中點擊「刪除」

或

2️⃣ 依序點擊功能表上的①「常用」、「儲存格」群組下的②「刪除」、③「刪除儲存格」或「刪除工作表列」

即可刪除這些空白列或儲存格。

快速刪除「空白欄列」或找出「空白儲存格」的幾個方式

若您的資料欄列非連續空白，可以使用底下其他方式。

使用【Ctrl+G】刪除不連續的空白欄列或儲存格

Step 1

首先在工作表點擊任一個儲存格後按下「Ctrl+G」快速鍵，於彈出的對話框內，點擊左下角的「特殊(S)...」

Step 2

於彈出的「特殊目標」視窗中點擊「空格」後再點擊「確定」

這樣可全部選取所有空白儲存格

Step 3

接著：

1️⃣ 於空白列或儲存格的任一位置上點擊滑鼠右鍵，於選單中點擊「刪除」

或

2️⃣ 依序點擊功能表上的①「常用」、「儲存格」群組下的②「刪除」、③「刪除儲存格」或「刪除工作表列」

Step 4

即可刪除這些空白列或儲存格。

使用【Ctrl+F】刪除不連續的空白欄列或儲存格

Step 1

首先，①選取表格中任一個儲存格，接著點擊「Ctrl+F」快速鍵開啟「尋找及取代」視窗，然後②點擊「全部尋找」

Step 2

接著，「尋找及取代」內就會列出所有空白的儲存格，請於框內先選中其中一筆後①點擊「Ctrl+A」全選這些空白格，接著②點擊「關閉」「尋找及取代」視窗

Step 3

接著：

1️⃣ 於空白列或儲存格的任一位置上點擊滑鼠右鍵，於選單中點擊「刪除」

2️⃣ 依序點擊功能表上的①「常用」、「儲存格」群組下的②「刪除」、③「刪除儲存格」或「刪除工作表列」

Step 4

即可刪除這些空白列或儲存格。

🌅NOTE：

你也可以點擊功能表上的①「常用」②「編輯」③「尋找與選取」④ 「特殊目標」來開啟「特殊目標」視窗。

💬心得：

上面提到，若你的Excel除了有連續空白欄列存在外，也有一些不連續的空白攔列要刪除，建議你先將用第一種方式(Ctrl + Shift + →、↓)的方式，先將大範圍連續空白欄列刪除，再用其他方式把小範圍的空白欄列刪除，主要是因為用其他幾種方式來來刪除讓Excel檔案變大的大範圍連續空白欄列，會處理很久。

我用Ctrl + G做測試，發現用Ctrl + G真的會處理很久，所以，很沒耐心的把EXCLE關掉用(Ctrl + Shift + →、↓)的方式就快速的處理掉了。

以上提供參考。

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